En una de nuestras últimas visitas a las instalaciones de un cliente comprobamos una iniciativa bien interesante. La compañía había desarrollado una herramienta orientada al aprendizaje y la mejora continua basada en los principios del Lean Manufacturing, con un gran énfasis en el feedback como elemento clave para el empoderamiento y la motivación. La iniciativa estaba teniendo un gran impacto tanto a nivel de participación de la plantilla, como de aprendizaje para la organización.
¿Cómo lo hicieron? En cada área de trabajo instalaron pizarras blancas y dibujaron unos marcadores muy visuales en los que periódicamente se actualizaba la información relacionada con el número y el porcentaje de personas que habían participado en esa área, el número de propuestas recogidas, el número de las que se habían puesto en marcha y el porcentaje de propuestas aceptadas sobre el total.
Los datos reflejaban una participación cercana al 50% de la plantilla y las mejoras implementadas se contaban por decenas. El impacto sobre la plantilla había sido extraordinario y la herramienta se había convertido en todo un símbolo y un orgullo colectivo de la planta.
El éxito de esta herramienta nos resultó especialmente reseñable porque, en nuestro recorrido, hemos podido ver muchas herramientas orientadas al aprendizaje organizacional que, pese a tener gran potencial, no llegaban a afianzase o caían en desuso después de un periodo inicial.
Esto es todavía más relevante si lo contextualizamos en el momento actual, donde las organizaciones se definen por una creciente complejidad que hace que el aprendizaje organizacional y los canales de comunicación entre los distintos estamentos sean más importantes que nunca.
De otra forma, conocer y detectar la gran variabilidad de interacciones, situaciones e incluso incidentes que podrían llegar a darse entre los distintos procesos y sistemas, sería una tarea prácticamente imposible.
Una de las claves para entender el por qué del fracaso de muchas de estas herramientas está en la falta de feedback. Hagámonos unas sencillas preguntas:
- ¿Qué información recibe la plantilla en relación con sus aportaciones?
- ¿Se les informa sobre el estado actual de sus propuestas? ¿Y sobre su resolución?
- ¿Saben cuánta gente ha participado?
- ¿Saben cuántas iniciativas se han puesto en marcha gracias a sus aportaciones?
- ¿Cuántos riesgos se han reducido o mitigado a través de ellas?
En la mayoría de los casos disponemos de gran parte de esta información, pero suele quedarse almacenada en bases de datos. Conseguir transformar esta información en indicadores y trasladarla a la plantilla es algo que se visualiza como complejo y costoso, pero no tiene por qué serlo.
La experiencia con la que hemos iniciado esta reflexión es una buena muestra de la efectividad de poner énfasis en este retorno de información.
¿El coste? Unas pizarras, unos rotuladores y muchas ganas de aprender.